Wir schützen Ihre Privatsphäre und Ihre privaten Daten. Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem Inhalt dieser Datenschutzbestimmungen sowie den anwendbaren deutschen Datenschutzgesetzen, insbesondere dem BDSG, der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) sowie dem Digitale Dienste Gesetz (DDG).

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden kurz „Daten“) ist uns ein großes und sehr wichtiges Anliegen. Nachfolgend möchten wir Sie daher ausführlich darüber informieren, welche Daten bei Ihrem Besuch unseres Internetauftritts und Nutzung unserer dortigen Angebote erhoben und wie diese von uns im Folgenden verarbeitet werden. Darüber hinaus möchten wir Sie über die Ihnen zustehenden Rechte und die von uns getroffenen technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen bezüglich der Verarbeitung Ihrer Daten informieren. Wir bitten Sie daher, die nachfolgenden Ausführungen sorgfältig durchzulesen.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit bestehenden Telekommunikationsverträgen gelten ergänzend unsere speziellen Datenschutzhinweise für Telekommunikationskunden. Diese enthalten insbesondere Informationen zu den bei der Vertragsdurchführung verarbeiteten Daten, den jeweiligen Zwecken, Empfängern und gesetzlichen Speicher- bzw. Löschfristen: Datenschutzbestimmungen

1. Name und Anschrift des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen und Diensteanbieters

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen und zugleich Diensteanbieter im Sinne des Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) ist die

HeLi NET Telekommunikation GmbH & Co. KG
Hafenstraße 80-82
59067 Hamm

(im Folgenden auch nur kurz „Helinet“); weitere Informationen hierzu können Sie auch unserem Impressum entnehmen.

Fragen oder Anmerkungen zu dieser Datenschutzerklärung oder allgemein zum Datenschutz bei Helinet richten Sie bitte an unsere Datenschutzbeauftragte, die Sie wie folgt kontaktieren können:

HeLi NET Telekommunikation GmbH & Co. KG
- Datenschutzbeauftragte -
Hafenstraße 80-82
59067 Hamm
Telefon: 02381 874-0
E-Mail: datenschutz@helinet.de

2. Begriffsbestimmungen; Erheben personenbezogener Daten

Zum besseren Verständnis unserer Datenschutzbestimmungen wollen wir Ihnen zunächst einige Begrifflichkeiten erläutern. Sie sind der DSGVO als wesentlicher Rechtsgrundlage für den Schutz Ihrer Daten entnommen.

2.1 „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Onlinekennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser Person sind, identifiziert werden kann. Hierzu zählen beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer sowie Ihre Bankverbindung. Zu den personenbezogenen Daten zählen mitunter auch Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseite; Information zu Logfiles und Cookies erhalten Sie weiter unten in dem entsprechenden Abschnitt.

2.2 „Verarbeitung“ ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

2.3 „Einschränkung der Verarbeitung“ ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken.

2.4 „Pseudonymisierung“ ist die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die personenbezogenen Daten ohne Hinzuziehung zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen, die gewährleisten, dass die personenbezogenen Daten nicht einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person zugewiesen werden.

2.5 „Einwilligung“ der betroffenen Person ist jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.

3. Datenerhebung, Verwendungszweck, Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten Ihre Daten zu den nachfolgend genannten Zwecken.

3.1 Vertragsanbahnung

Soweit Sie über unsere Webseite den Abschluss eines Vertrages, insbesondere für Telekommunikationsleistungen, beauftragen, werden die dort von Ihnen in die jeweilige Maske eingegebenen Daten zur Prüfung des Vertragsangebots und im Falle des Zustandekommens eines Vertragsverhältnisses auch zu dessen Durchführung und Abwicklung verwendet. Bitte beachten Sie insoweit auch die ergänzenden Datenschutzbestimmungen für unsere Telekommunikationsverträge, die insoweit auch die Löschfristen für die jeweiligen Daten regeln.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

3.2 Kontaktaufnahme

Sie haben die Möglichkeit, über ein auf unserer Webseite vorhandenes Kontaktformular oder die angegebene E-Mail-Adresse Kontakt mit uns aufzunehmen. Die hierbei von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten – insbesondere Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse sowie der Inhalt der Nachricht – werden automatisch gespeichert und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.

Allgemeine Anfragen löschen wir 30 Tage, nachdem wir Ihnen geantwortet haben. Soweit Ihre Anfrage ein bestehendes Vertragsverhältnis mit uns betrifft, richtet sich die Speicherdauer nach den Datenschutzbestimmungen für unsere Telekommunikationsverträge.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit Sie im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis zu uns in Kontakt treten, oder Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

3.3 Bewerbungen

Wir speichern und verarbeiten die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch elektronisch erfolgen. Dies gilt insbesondere für auf elektronischem Wege – etwa per E-Mail oder ein hierfür vorgesehenes Formular – übersandte Bewerbungsunterlagen.

Im Falle des Abschlusses eines Anstellungsvertrages werden die übermittelten Daten auch zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften verarbeitet und in Ihrer Personalakte gespeichert.

Andernfalls werden die Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, sofern der Löschung nicht sonstige berechtigte Interessen – insbesondere eine Beweispflicht in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz – entgegenstehen. Der Bewerber kann zudem in die längere Aufbewahrung seiner Unterlagen – etwa zum Zwecke einer späteren, erneuten Berücksichtigung seiner Bewerbung – einwilligen; in diesem Fall erfolgt die Löschung ein Jahr nach Übermittlung der Bewerbung.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses). Soweit wir Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens zur Abwehr möglicher Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz aufbewahren, erfolgt dies auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Soweit der Bewerber die weitere Aufbewahrung seiner Bewerbungsunterlagen wünscht, erfolgt dies auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

3.4 Funktionalität der Webseite und Nutzererlebnis

Unsere Webseite ist auch ohne die Eingabe von Daten nutzbar. Es werden jedoch ggf. automatisiert Daten nach Ziffer 4 erhoben und verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Daten zur Vertragsanbahnung oder -abwicklung verarbeitet werden, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, um die Verbesserung der Funktionalität unseres Internetauftritts zu gewährleisten.

3.5 Online-Kundencenter

Soweit vertragliche Regelungen eine Nutzung unseres Online-Kundencenters vorsehen, werden Ihre Daten verwendet, um Ihnen den Zugang zum Portal zu ermöglichen und die betreffenden Informationen, etwa Ihre Monatsrechnungen, dort bereitzustellen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

3.6 Interaktive Angebote und Gewinnspiele

Sie haben die Möglichkeit, über unsere Webseite an interaktiven Angeboten, insbesondere Gewinnspielen, teilzunehmen. Die hierbei von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten werden automatisch gespeichert, zur Durchführung der jeweiligen Aktion verarbeitet und anschließend gelöscht, wenn Sie nicht ausdrücklich in eine darüber hinausgehende Speicherung und Verwendung eingewilligt haben.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden ausschließlich zur Durchführung und Abwicklung des Gewinnspiels genutzt und anschließend gelöscht. Eine Veröffentlichung Ihrer Daten, etwa die des Namens des Gewinners, erfolgt nur dann, wenn Sie hierin zuvor eingewilligt haben.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Im Rahmen der Abwicklung des Gewinnspiels geben wir Ihre Daten ggf. an Transportunternehmen oder Dienstleister weiter, soweit dies für die Zustellung des Gewinns oder Erfüllung einer Leistung erforderlich ist. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

3.7 Newsletter

Wir informieren Sie per E-Mail über aktuelle Geschehnisse und Angebote („Newsletter“), sofern Sie sich zuvor hiermit einverstanden erklärt haben. Welche personenbezogenen Daten bei der Newsletter-Anmeldung übermittelt werden, ergibt sich aus der entsprechenden Eingabemaske. Für den Versand unseres Newsletters nutzen wir den Dienst Inxmail. Anbieter ist die Inxmail GmbH. Im Rahmen der Newsletter-Anmeldung und des Versands werden die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck des Newsletter-Versands und auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, beispielsweise über den Abmeldelink im Newsletter. Um einen möglichen Missbrauch Ihrer Daten nachvollziehen zu können, werden außerdem die IP-Adresse sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung gespeichert. Unsere Newsletter können sog. Zählpixel enthalten. Hierbei handelt es sich um eine kleine Grafik, die in die Nachricht eingebettet ist und die es uns ermöglicht, festzustellen, ob und wann der Empfänger die Nachricht geöffnet hat und ggf. welche der enthaltenen Links angeklickt wurden. Hierdurch können wir unseren Newsletter optimieren und dessen Inhalt an die Interessen unserer Nutzer anpassen.

3.8 Chatbot-Kommunikation

Zur Unterstützung bei allgemeinen Anliegen stellt Helinet einen KI-gestützten Chatbot zur Verfügung. Der Chatbot wird durch die Connect AI Group GmbH bereitgestellt und verarbeitet Nutzereingaben automatisiert, um passende Antworten zu generieren. Die Nutzung erfolgt freiwillig und ist optional.

Zweck und Funktionsweise
Der Chatbot dient der schnellen und automatisierten Unterstützung bei häufigen Fragen und Anliegen, wie z. B. Tarifinformationen, Rechnungen, Datenverbrauch oder Supportfragen. Der Chatbot ist rund um die Uhr verfügbar.

Laden des Chat-Fensters
Das Chat-Fenster wird von Servern der Connect AI Group GmbH (https://www.connectai.ch/) geladen. Dabei wird technisch bedingt Ihre IP-Adresse an Connect AI übermittelt, da ohne sie keine Verbindung aufgebaut werden kann. Das Chat-Fenster wird daher erst geladen, wenn Sie über unser Cookie-Banner in die Nutzung eingewilligt haben. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Zusammenarbeit mit Connect AI
Der Service wird im Auftrag von Helinet durch die Connect AI Group GmbH (Lagerstrasse 93, 8004 Zürich) betrieben. Connect AI übernimmt die technische Umsetzung und Wartung des Chatbots. Connect AI ist für uns als Auftragsverarbeiter tätig; mit ihr besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für die Schweiz hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt (Angemessenheitsbeschluss), sodass die Übermittlung dorthin ohne zusätzliche Garantien zulässig ist.

Datenverarbeitung und Hosting
Für den Betrieb des Chatbots werden folgende Informationen verarbeitet:

• Inhalte der Chatnachrichten
• Session-ID (pseudonyme Sitzungskennung)
• Zeitstempel der Anfragen
• Art und Umfang der Interaktionen (Metadaten)

Hinweis: Es werden keine IP-Adressen im Chatverlauf gespeichert. Technisch bedingt wird die IP-Adresse jedoch beim Laden des Chat-Fensters an die Server von Connect AI übermittelt (siehe oben). Zur Erzeugung der Antworten werden die Chatinhalte an OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., 3 Dublin Landings, North Wall Quay, Dublin 1, Irland, bzw. deren Muttergesellschaft OpenAI Inc., USA) übermittelt. Der Chatbot selbst wird in der Google Cloud gehostet (Google Belgium NV/SA, Avenue Louise 326, 1050 Brüssel, Belgien; Speicherort EU/EWR). Darüber hinaus setzt Connect AI folgende weitere Dienstleister ein, die ebenfalls in unserem Auftrag tätig sind:

• Pinecone Systems, Inc., Palo Alto, USA (Vektordatenbank; Speicherort EU/EWR)
• Freihandlabor GmbH, Zürich, Schweiz (Weiterleitung der Anfragen an KI-Sprachmodelle)
• n8n GmbH, Berlin (Automatisierung von Arbeitsabläufen)
• Zappr.AI Ltd., London, Vereinigtes Königreich (KI-Plattformdienste)

Connect AI stellt derzeit auf eine ausschließlich in der EU betriebene Version von OpenAI um. Bis zum Abschluss dieser Umstellung können Chatinhalte auch in Rechenzentren von OpenAI in den USA verarbeitet werden. Auch bei Pinecone als US-Unternehmen ist ein Zugriff aus den USA nicht auszuschließen. Für diese Übermittlungen hat Connect AI mit den Empfängern die EU-Standardvertragsklauseln vereinbart (Art. 46 Abs. 2 lit. c) DSGVO). Bitte beachten Sie, dass in den USA Behörden unter Umständen auf Daten zugreifen können, ohne dass Ihnen dagegen gleichwertige Rechtsschutzmöglichkeiten wie in der EU zur Verfügung stehen. Für die Schweiz und das Vereinigte Königreich hat die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau festgestellt.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf folgenden gesetzlichen Grundlagen gemäß DSGVO:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Durchführung (vor-)vertraglicher Maßnahmen
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – zur Qualitätssicherung und Verbesserung des Kundenerlebnisses
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – bei ausdrücklicher Weiterleitung an den Kundendienst
- § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – für das Laden des Chat-Fensters (siehe oben)

Speicherdauer
Die Daten werden maximal 12 Monate gespeichert, die Qualität des Chatbots kontinuierlich zu verbessern und dabei auch saisonale Schwankungen sowie selten gestellte Fragen berücksichtigen zu können. Danach erfolgt eine automatische Löschung oder Anonymisierung. Eine frühzeitige Löschung kann auf Wunsch per E-Mail beantragt werden.

Keine sensiblen Daten
Bitte teilen Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, politische Meinungen) im Chat. Sollten Sie solche Informationen dennoch eingeben, werden wir diese nicht gezielt auswerten und nach Möglichkeit unverzüglich löschen.

Hinweis zur automatisierten Verarbeitung
Die Antworten des Chatbots werden automatisiert durch eine künstliche Intelligenz erzeugt und können fehlerhaft sein. Verbindliche Auskünfte zu Ihrem Vertrag erhalten Sie über unseren Kundenservice. Der Chatbot trifft keine Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

Betroffenenrechte und Kontakt
Sie haben gemäß DGSVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Widerspruchsrecht und die weiteren unter Ziffer 9 genannten Rechte. Bei Fragen oder Anliegen wenden Sie sich bitte an: datenschutz@helinet.de

4. Informationen über Ihren Computer, Cookies und Analysedienste

4.1 Server-Logfiles

Bei jedem Zugriff auf unsere Seite erheben wir aus technischen Gründen folgende Informationen über Ihren Computer: Die IP-Adresse Ihres Computers, Typ und Version des verwendeten Browsers sowie Betriebssystems, Datum und Uhrzeit des Besuchs, von welcher Webseite aus der Zugriff auf unsere Seite erfolgte (sog. Referrer-URL) sowie welche Seiten unseres Internetangebots sie aufgerufen haben.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir benötigen und verwenden diese Daten für den Betrieb unserer Webseite, insbesondere um Fehler der Webseite festzustellen und zu beseitigen, um die Auslastung der Webseite festzustellen und um Anpassungen oder Verbesserungen vorzunehmen. Wir ziehen bei der Nutzung dieser Daten und Informationen keine Rückschlüsse auf den Nutzer.

Die Daten werden automatisch nach sieben Tagen gelöscht. Soweit ausnahmsweise eine längere Aufbewahrung – etwa zur Verhinderung von Missbrauch oder zur Verfolgung von Cyberangriffen – erforderlich ist, erfolgt die Löschung mit Abschluss des Vorgangs.

4.2 Cookies

Unter Umständen erheben wir sowie Dritte außerdem Informationen über Ihre Nutzung unserer Webseite durch die Verwendung sog. Browser-Cookies sowie vergleichbarer Technologien wie dem lokalen Speicher Ihres Browsers („Local Storage“). Dies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die bestimmte Einstellungen und Daten zum Austausch mit unserem System über Ihren Browser speichern. Ein Cookie enthält in der Regel den Namen der Domain, von der die Cookie-Daten gesendet wurden sowie Informationen über das Alter des Cookies und ein alphanumerisches Identifizierungszeichen. Cookies ermöglichen es, das Gerät des Nutzers zu erkennen und eventuelle Voreinstellungen sofort verfügbar zu machen. Sobald ein Nutzer auf die Plattform zugreift, wird ein Cookie auf die Festplatte des Computers des jeweiligen Nutzers übermittelt. Cookies helfen uns, unsere Webseite zu verbessern und Ihnen einen besseren und noch mehr auf Sie zugeschnittenen Service anbieten zu können. Sie ermöglichen uns auch, Ihren Computer wieder zu erkennen, wenn Sie auf unsere Webseite zurückkehren und dadurch Informationen über Ihre bevorzugten Aktivitäten auf der Webseite zu speichern und so unsere Webseite an Ihren individuellen Interessen auszurichten. Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder dort auslesen dürfen wir nur, wenn dies für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) oder Sie zuvor eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

Zu unterscheiden sind dabei notwendige Cookies, Komfort-Cookies von Drittanbietern sowie Analyse-Cookies.

4.2.1 Notwendige Cookies

Die Cookies sind erforderlich, um die Funktionalität unserer Internetseite zu gewährleisten. Soweit es sich um Session-Cookies handelt, werden diese lediglich für die Dauer des Besuchs unserer Webseite gespeichert und anschließend automatisch gelöscht.